Come funzionano le note di spesa attraverso l’utilizzo di app e software

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La nota spese è un documento che indica le voci di spese sostenute da un lavoratore durante un periodo specifico di trasferta effettuata previo accordo con il datore di lavoro o svolto in modo autonomo e indipendente, in base al tipo di contratto e di accordo prestabilito. Per quanto concerne la compilazione del documento, questa può essere una pratica necessaria o meno. Per molte aziende, i cui dipendenti si spostano per trasferte, preventivano un rimborso forfettario che tiene conto dei possibili costi sostenuti per ogni giorno di trasferta, accreditando l’importo sulla busta paga del dipendente.

Le Spese di rappresentanza

Come funzionano e cosa si intende oggi per spese di rappresentanza? Già dal 2008 si intende per spese di rappresentanza quel tipo di spese, sostenute e documentate, “per erogazioni a titolo gratuito di beni e servizi, effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa ovvero sia coerente con pratiche commerciali di settore”. Come potete capire il decreto ministeriale per il lavoro si è espresso in modo univoco circa questa funzione e pratica che viene svolta in ambito professionale, sia per dipendenti che per lavoratori autonomi provvisti di partita IVA.

Principi per le spese di rappresentanza

Le spese di rappresentanza hanno un limite quantitativo, unitario e sono soggette al principio di inerenza. Partendo dal limite quantitativo, questo definisce la soglia massima entro cui rientrano le spese di rappresentanza sostenute e se possono essere giustificate rispetto al volume di business dell’attività. Questo è anche definito come requisito di congruità ed inerenza delle spese di rappresentanza.

Il punto della situazione

Oggi stiamo attraversando un processo di dematerializzazione per il mondo del lavoro e anche le note spesa stanno vivendo una fase di cambiamento, per quanto riguarda la loro compilazione e produzione. Sono stati immessi sul mercato dei software e delle app gestionali il cui compito è quello di facilitare le operazioni per la compilazione di una nota di spesa. Si tratta in effetti di una pratica che durante l’epoca analogica necessitava di tempo, impegno e attenzione da parte del lavoratore e di chi si occupava della contabilità.

Oggi invece per via della tecnologia digitale e dei software specifici dedicati a questo ambito, le operazioni sono sicure, affidabili ed efficaci. Il tempo da dedicarvi è molto ridotto così come la possibilità di commettere errori. Ogni anno in Europa le spese di gestione in termini di aziende pubbliche vedono infatti una cifra importante rivolta allo sperpero, elemento che grazie anche ai controlli e all’utilizzo di strumenti tecnologici e di software, possono essere ridotti in modo sensibile.

Considerazioni finali

Sebbene i dipendenti debbano familiarizzare con le linee guida standard T&E (per hotel, biglietti aerei, noleggio auto, ecc.), Devono anche sapere come si applicano le politiche alle spese oltre al viaggio. Queste politiche sono più importanti che mai, dal momento che il passaggio al lavoro a distanza ha creato una serie di nuovi tipi di spesa, come servizi Internet più veloci, apparecchiature per l’ufficio a casa e persino la consegna di cibo. I dipendenti devono sapere quali — e quanto — di queste spese soddisfano i criteri per l’approvazione e il rimborso. Ma il panorama delle spese in rapida evoluzione del 2020 ha colto di sorpresa alcune aziende.

Business Travel News ha riportato un aumento anno su anno delle violazioni della spesa di circa il 207%, che ha attribuito in parte a chi spende per la prima volta in azienda e alla loro confusione con limiti e politiche. Quando le regole non sono chiare, i manager e i team finanziari devono applicare le politiche a posteriori, un processo inefficiente che causa frustrazione a tutte le persone coinvolte.

La creazione e la comunicazione di queste politiche, specialmente mentre si evolvono, aiuterà i team finanziari a rispettare i budget, ridurre i mal di testa e ridurre il tempo necessario per rivedere le spese. Questo è un processo facilitato dai software di note spese che sono stati creati in questi ultimi anni, favorendo il processo di zero carta e di dematerializzazione come richiesto anche dalle politiche europee vigenti.